Email gostovanje – kako vzpostaviti profesionalno komunikacijo v nekaj minutah?

Elektronska pošta igra zelo pomembno vlogo v vsakem spletnem poslovanju. Kot lastnik podjetja jo po vsej verjetnosti uporabljate vsak dan, zato je bistvenega pomena, da svojim strankam omogočite varno in profesionalno komunikacijo. V nadaljevanju preverite, kako si lahko to kar najbolj olajšate.

Profesionalna komunikacija je ključna za ohranjanje ugleda vaše blagovne znamke. A to še zdaleč ni vse. Kot podjetnik preko elektronske pošte pošiljate pomembne dokumente – račune, položnice, dopise in druge informacije. Pri tem je ključnega pomena zagotoviti varno poslovanje in dober odnos s strankami, saj jih boste v nasprotnem primeru hitro izgubili. Da bi se izognili takšni situaciji, je vedno bolje izbrati email gostovanje.

Kaj je email gostovanje?

Email gostovanje je storitev, ki omogoča, da je vaša elektronska pošta shranjena na oddaljenem strežniku, ki ga ponuja izbrani ponudnik. Strežnik je namenjen izključno shranjevanju, pošiljanju in prejemanju elektronske pošte ter povezanih datotek.

Takšni strežniki so opremljeni s posebnim šifriranjem, ki zagotavlja popolnoma varno posredovanje podatkov ter zmanjšuje verjetnost za neželeno pošto, virusne napade ali krajo podatkov. Če potrebe katere koli stranke presegajo zmogljivosti enega strežnika, je mogoče vsebino razširiti tudi na več strežnikov.

To storitev pogosto uporabljajo podjetja, samostojni podjetniki in druge pravne osebe, saj omogoča nastavitev poljubnega števila poštnih predalov, ki vključujejo ime podjetja, kot na primer info@imepodjetja.com. Gostovanje elektronske pošte je smiselno tudi za posameznike, ki šele gradijo svojo spletno prisotnost – zlasti če uporabljajo lastno domeno, saj to občutno poveča prepoznavnost in verodostojnost blagovne znamke.

Prednosti email gostovanja v primerjavi z brezplačnimi poštnimi predali

Z izbiro email gostovanja se boste izognili številnim težavam, ki so pogoste pri brezplačnih poštnih predalih. Vdor v elektronsko pošto, kraja gesel in omejen prostor za shranjevanje so le nekateri zapleti, ki se jim lahko izognete.

Storitve email gostovanja bodo najverjetneje bolj ustrezale potrebam podjetij, saj v primerjavi z brezplačnim poštnim predalom nudi bistveno več prednosti:

• Večja varnost: email gostovanje omogoča šifriran prenos podatkov, zato ponuja učinkovito zaščito pred vdori ali krajami zaupnih podatkov ter s tem posledično višjo raven varnosti kot pa brezplačni poštni predali.
• Izboljšana zanesljivost: z email gostovanjem si zagotovite svoj namenski strežnik, kar zmanjša verjetnost tehničnih težav.
• Večji nadzor: z email gostovanjem imate večji nadzor nad svojo elektronsko pošto in nad tem, kdo ima dostop do vaših poštnih predalov.
• Tehnična podpora: ponudniki email gostovanja vam ponujajo tudi tehnično podporo, ki vam je v pomoč 24 ur na dan in vse dni v tednu ter vam pomaga pri reševanju težav povezanih s storitvijo.
• Prilagojeni email naslovi: z email gostovanjem si sami izberete ime poštnega predala, ki lahko vključuje ime podjetja in ime oddelka (v primeru, da gre za večje podjetje); to pripomore k večji organiziranosti elektronskih sporočil.
• Uporaba lastne domene – elektronska pošta z vašo domeno deluje bistveno bolj profesionalno, kar poveča zaupanje strank.
• Več prostora za shranjevanje: ponudniki email gostovanj vam običajno ponujajo več prostora za shranjevanje elektronske pošte; to je še posebej pomembno, če prejemate veliko elektronskih sporočil ali morate shranjevati priložene datoteke, ki dodatno zasedajo prostor na strežniku.
• Stroškovna učinkovitost: na dolgi rok je email gostovanje tudi stroškovno učinkovito, saj vam omogoča skalabilnost in možnosti prilagajanja trenutnim potrebam podjetja.

Kako vzpostaviti email gostovanje?

Z email gostovanjem lahko vzpostavite različno število in velikosti poštnih predalov. Ena največjih prednosti tega gostovanja je tudi ta, da je njegova vzpostavitev izjemno enostavna in vam bo vzela le nekaj minut vašega časa:

• V cPanel nadzorni plošči sledite navodilom ponudnika.
• Določite uporabniško ime oziroma ime poštnega predala.
• Nastavite varno geslo.
• Izberite velikost predala glede na potrebe.

Nekaj nasvetov za učinkovito uporabo elektronske pošte

Če se dnevno srečujete z ogromno količino elektronske pošte, potem vas bo zagotovo zanimalo, kako si lahko olajšate pošiljanje in prejemanje elektronskih sporočil. Med najbolj praktičnimi nasveti, ki vam bodo omogočili bolj učinkovito uporabo elektronske pošte, so:

• Uporabite vnaprej oblikovan podpis, ki poleg vašega imena in priimka vključuje tudi telefonsko številko, naziv podjetja in vašo funkcijo v podjetju.
• Pripravite avtomatske odgovore na najpogostejša vprašanja oziroma zadeve.
• Aktivirajte opomnik in ponovno pošljite sporočilo, če stranka ne odgovori v enem tednu.
• Spoštujte zasebnost prejemnikov in uporabite funkcijo "skrita kopija".
• Elektronsko pošto povežite z drugimi poslovnimi orodji in programsko opremo, kot so sistemi za upravljanje odnosov s strankami in orodja za vodenje projektov, koledarji in aplikacije za upravljanje opravil in dokumentov.

Čeprav je dandanes na voljo veliko brezplačnih poštnih predalov, pa vam storitve email gostovanja ponujajo bistveno več prednosti. Če želite vzpostaviti profesionalno komunikacijo, je to zagotovo prava izbira. Izberite zanesljivega ponudnika, kot je Hostko, in si olajšajte delo!

*Oglasni prispevek